Administration Officer 80-100%

Deine Mission

Wir suchen eine(n) Verantwortliche(n) für Administration/Business mit einem Pensum von 80 bis 100 %. Deine Hauptverantwortung besteht darin, die Effizienz und Qualität im gesamten Office-/Business-Support sicherzustellen:

• ‍Finanzen und Projektcontrolling Du führst das Projektcontrolling eigenständig und hast die Geschäftszahlen jederzeit im Griff. Du stellst die lückenlose Erfassung, Ausführung und Dokumentation aller finanziellen Transaktionen sicher und kontrollierst Nachkalkulationen, Rechnungen sowie Projekt-Rentabilität sorgfältig. Zudem erstellst Du Finanzberichte für die Geschäftsleitung und bereitest die Quartals- und Jahresabschlüsse gemeinsam mit der Buchhaltung vor. So stellst Du sicher, dass die Geschäftsleitung jederzeit einen transparenten Überblick über die finanziellen Aktivitäten erhält und externe Anforderungen erfüllt werden.
• Office Management Du sorgst für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb und effiziente Abläufe. Du nimmst Telefonanrufe entgegen, empfängst unsere Gäste und Besucher, bereitest die Büroausstattung und Sitzungszimmer vor und koordinierst externe Dienstleister für die Bewirtschaftung von Büro- und Verbrauchsmaterial sowie für die IT-Infrastruktur mit Hilfe externer Partner. Auch die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post gehört zu deinem Verantwortungsbereich. Du überwachst und realisierst organisatorische Ziele und setzt Dich für eine positive Büro- und Mitarbeiterkultur ein, die Effizienz und Produktivität fördert.
• Administration Du führst den Administrationsbereich, entwickelst interne Prozesse, Vorlagen und das Ablagesystem kontinuierlich weiter und stellst deren Qualität sicher. Dazu gehören die Erstellung von Offerten und Rechnungen, die Abwicklung von Kleinaufträge sowie die allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung (Koordination von Terminen, Dokumentenmanagement, etc). Darüber hinaus gestaltest du unseren internen digitalen Transformationsprozess entscheidend mit, übernimmst Verantwortung für die Modernisierung und Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen und sorgst für nachhaltige, praxisnahe Lösungen.

Das bringst Du mit

• Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Grund-/Zusatzausbildung oder Weiterbildungen im Bereich Administration/Management
• Ausgewiesene Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in der Projektfinanzkontrolle (von Vorteil in der Baubranche)
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Excel, Teams und Abacus, Smartsheet ist von Vorteil)
• Erfahrung mit digitalen Transformationsprozessen und ERP-Systemen
• Stilsicheres Deutsch; weitere Sprachen wie Englisch oder Französisch sind ein Plus
• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement
• Dienstleistungsorientierte, zuverlässige und flexible Persönlichkeit
• Eine proaktive, lösungsorientierte Hands-on-Mentalität mit ausgeprägtem Qualitätsverständnis
• Hervorragende soziale Kompetenz und Teamgeist

 Das bieten wir Dir

• Ein dynamisches Umfeld mit einem engagierten und kreativen Team
• Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, unser Unternehmen aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Super Sozialleistungen und eine Pensionskasse mit dem höchsten Zins der Schweiz
• Aktive Förderung Deiner persönlichen Weiterentwicklung
• Ein modernes Büro in Zürich West